Modernisering van IT-tools

Moderniseringsslag

Het snelgroeiende Hendi maakte gebruik van een website zonder bestelmogelijkheden. Een groot deel van de orders kwam via mail, telefoon of fax binnen en moest handmatig verwerkt worden. Daarnaast beschikte de gebruikte productinformatie database niet over de gewenste functionaliteit. Door deze factoren was een situatie ontstaan die de toekomstbestendigheid en efficiency sterk beïnvloedde. Tijd voor een moderniseringsslag.

De eerste stap

Stap één in het moderniseringsproces was de zoektocht naar een vervanger voor de productinformatie database. Meerdere PIM (Product Information Management) systemen werden onderzocht en vergeleken. Gekozen werd voor inriver PIM. Een cloud-based SAAS-product met een heldere interface, goede ondersteuning voor meertaligheid, optimale omnichannel mogelijkheden en een integratie mogelijkheid met InDesign voor catalogusproductie. Kortom, een product dat aan Hendi's belangrijkste eisen voldoet.

Inriver PIM implementatie

Nu de keuze voor inriver was gemaakt, ging Hendi op zoek naar een geschikte implementatiepartner. Na meerdere gesprekken bleek XSARUS het beste te passen bij de wensen van Hendi: veel ervaring, korte lijnen en een helder en gedurfd plan.

Na een implementatieproces van nog geen vier maanden, was de PIM-oplossing klaar voor gebruik. Binnen die vier maanden was de bestaande database uitgepluisd, een nieuw datamodel opgesteld, er waren scripts ontwikkeld om bestaande data in inriver PIM te kunnen importeren en alle beschikbare informatie was geüpload in inriver PIM. Ongeveer 3.000 SKU’s in 1.700 producten in 13 talen met +/- 10.000 afbeeldingen en documenten.

Stap twee: De website

Nadat de productinformatie beheerd kon worden in één centrale bron, was de volgende stap in het moderniseringsproces om de website onder handen te nemen. Deze was tot dan toe gericht op het geven van informatie en had geen bestelfunctionaliteit. De verkoopafdeling van Hendi was hierdoor voornamelijk bezig met orderentry in plaats van met verkoopondersteuning. Belangrijke eis voor de nieuwe website was dus: b2b shopfunctionaliteit. De wensenlijst bestond onder andere uit:

• B2b-mogelijkheid
• Cloud-based
• Integratie met inriver PIM
• Integratie met ERP
• Prettige CMS-mogelijkheden
• Schaalbaar
• Goede ondersteuning voor meertaligheid
• Korte implementatie doorlooptijd
• Partneronafhankelijk

Adobe Commerce Cloud b2b

Hendi maakte de keuze voor het Adobe Commerce Cloud pakket met b2b module met implementatiepartner XSARUS. De wensen die opgesteld waren, konden allemaal afgevinkt worden door Adobe Commerce (voorheen Magento Commerce). Daarnaast zit in de b2b-module van Adobe Commerce standaard veel functionaliteit die eerder gemist werd door Hendi. Zo kan middels ‘Quick Order’ een klant op basis van een .csv bestand makkelijk orders toevoegen aan de winkelwagen, is het aanmaken van klantspecifieke catalogi en prijzen mogelijk en kunnen eenvoudig bestellijsten aangemaakt worden. Naast deze specifieke b2b-functionaliteit, is de Page Builder een belangrijk onderdeel van het Adobe Commerce Cloud pakket; een zeer gebruiksvriendelijke tool die helpt bij het creëren van nette en inspirerende contentpagina’s.

Concept en Design

Omdat beleving ook voor Hendi steeds belangrijker wordt zijn de designers van XSARUS gestart met een kick-off sessie op locatie bij Hendi. Zo konden ze zich onderdompelen in de wereld van Hendi en de opgedane kennis vertalen in een sterk ontwerp. Bij Hendi lag de uitdaging vooral in het integreren van de nieuwe huisstijl in een werkbaar template voor de soms uitgebreide specificaties waarbij sfeer niet uitgevlakt mocht worden. Door het prioriteren van de functies is een ontwerp ontstaan dat fris oogt en toekomstbestendig is.

Tijd, kosten en verantwoordelijkheden

Na de implementatie van Adobe Commerce worden niet alleen medewerkers van Hendi getraind om met het platform te werken. Stapsgewijs worden ook klanten wegwijs gemaakt in de nieuwe bestelomgeving. Dankzij deze transitie spendeert Hendi al direct een stuk minder tijd aan orderinvoer, waardoor de verwerkingskosten per order dalen. Naast tijd- en kostenbesparing verschuift ook de verantwoordelijkheid. Nu klanten zelf hun orders plaatsen, ligt de verantwoordelijkheid om dat op een juiste manier te doen, bij de klant, waar dat voorheen - door handmatige invoer - bij Hendi lag.

Minder arbeidsintensief

Dankzij de koppelingen met ERP en inriver PIM kost het actueel houden van de website met b2b webshop relatief weinig tijd. Klanten worden in ERP aangemaakt met eigen prijsafspraken, waardoor geen werk besteed hoeft te worden aan verkoopcondities. Inriver PIM zorgt voor de juiste en complete productinformatie. Rest dus enkel nog het bijwerken van de contentpagina’s. Met de gebruiksvriendelijke Page Builder is ook dit minder arbeidsintensief geworden. Overigens biedt Adobe Commerce nog tal van marketingmogelijkheden, welke Hendi in een later stadium verder zal benutten.

Samenwerking

Dankzij de prettige samenwerking in zowel het PIM- als in het b2b commerce implementatietraject is een goede partnerrelatie ontstaan tussen Hendi en XSARUS. Een stevige en belangrijke basis voor verdere samenwerking en de verdere groei van Hendi.