Controle over integraties en productdata met Workato en Crystallize PIM

Eén centraal PIM-systeem

Binnen Schaap Martens Groep (SMG), waar Schaap en Citroen onder valt, draaiden twee losse ERP-systemen waarin productdata werd beheerd. Dit resulteerde in veel handmatig werk, foutgevoeligheid en inefficiëntie. Daarnaast voldeed de bestaande integratieoplossing niet meer; het was complex, onderhoudsgevoelig en vereiste bij iedere wijziging hulp van een externe integratiepartner. De wens was helder: één centrale PIM-oplossing, maximale synergie binnen SMG en controle over alle datastromen.

Via PIMvendors startte Schaap en Citroen de zoektocht naar de juiste PIM-oplossing en implementatiepartner. De keuze viel op Crystallize PIM en op XSARUS PIM Masters voor de implementatie en integratie.

Crystallize PIM met flexibele datamodellering

Het assortiment van Schaap en Citroen is bijzonder complex. Het bestaat onder andere uit pre-owned horloges, losse onderdelen en sieraden met unieke kenmerken. Voor elk product moet gedetailleerde informatie vastgelegd worden: van slijpvorm, karaat en materiaal tot uurwerk, glassoort en gewicht. Dankzij het flexibele datamodel van Crystallize is deze productinformatie handig te structuren. Shapes en componenten in het datamodel zijn herbruikbaar, relaties zijn vrij te definiëren en datastructuren passen zich eenvoudig aan. Zo kan zelfs de meest complexe productdata logisch en consistent worden vastgelegd.

Integratieplatform Workato

Tijdens het traject bleek dat de grootste winst te behalen viel in de integratielaag. Het automation- en integratieplatform Workato was de perfecte oplossing voor Schaap en Citroen vanwege het gebruiksgemak, de visuele opbouw van integraties (recipes) en de mogelijkheid om na oplevering zelfstandig flows te beheren en uit te breiden.

Complexe mapping tussen PIM en ERP

De grootste technische uitdaging lag in de koppeling tussen het nieuwe PIM-systeem en de twee bestaande SAP ERP-systemen. Door de flexibele, maar geavanceerde datastructuur van Crystallize was de mapping naar SAP-velden complex. Onze PIM Masters ontwikkelden de blauwdruk voor deze integraties met logica in Workato die bepaalt welke systemen worden getriggerd bij het aanmaken of wijzigen van producten.

Samen bouwen aan een solide integratiefundament

Hoewel Workato intuïtief en gebruiksvriendelijk is, vroeg de initiële inrichting in het geval van Schaap en Citroen om technische expertise. De ervaring van XSARUS PIM Masters zorgde voor snelheid in het project en solide integraties tussen het PIM- en de twee ERP-systemen. Er was een nauwe samenwerking met de developers van Schaap en Citroen. Door heldere afspraken over naming conventions, mappenstructuren en testcases werd een sterk fundament gelegd.

Resultaat: controle, snelheid en schaalbaarheid

In zes maanden gingen zowel het Crystallize PIM-systeem als Workato live, de eerste resultaten:

• Volledige controle over integraties en flexibiliteit om zelf nieuwe flows te bouwen.
• Real-time inzicht in datastromen, inclusief Slack-notificaties bij fouten of storingen.
• Minder afhankelijkheid van externe integratiepartners en daardoor lagere operationele kosten.
• Eén centrale bron van waarheid voor productinformatie van Schaap en Citroen.
• Kwalitatieve productinformatie voor gebruik op de websites, social media kanalen, nieuwsbrieven, de twee ERP-systemen en kassasystemen.

Doorontwikkeling & optimalisatie

Nu de basis staat, beheert het IT-team van Schaap en Citroen de meeste flows in Workato zelfstandig. Ook Crystallize is succesvol in gebruik. De volgende stap? Het gefaseerd live brengen van alle productgroepen en het realiseren van een nieuwe website op basis van Crystallize. XSARUS blijft betrokken en ondersteunt bij de complexere vraagstukken en verdere optimalisaties van Workato en Crystallize.