Heeft jouw PIM-systeem gebreken in softwareinrichting?
Je bent niet tevreden met jouw PIM-systeem, maar waardoor komt dit eigenlijk? Zijn er later verschillende problemen ontstaan, heb je niet de juiste updates, of is het in eerste instantie niet goed ingericht? Dat laatste punt is wat wij behandelen in dit insight. Dit punt is namelijk erg belangrijk, want zonder een goed fundament is een huis nooit helemaal stabiel.
Herken jij dit ook bij jouw PIM-systeem?
Gebrek aan kennis
Hoge kosten staan helaas niet altijd gelijk aan hoge kwaliteit – dit herkent bijna ieder bedrijf. In het geval van PIM lijkt de implementatiepartner in eerste instantie professioneel, maar komen er met de tijd steeds meer problemen aan het licht. Zo kennen wij een bedrijf dat zelfs tijdens de implementatie al doorhad dat er iets mis was. Tijdens het proces kwamen ze namelijk tot nieuwe inzichten, waardoor ze zich realiseerden dat het vanaf het begin al anders had gemoeten. Helaas is het op dat punt vaak al te laat om van richting te veranderen.
Waardoor ontstaan deze problemen?
Dat kan verschillen, maar wij denken zeker niet dat onwil van de gekozen partner ermee te maken heeft. Toch kan het bijna niet anders dan dat de partner te weinig tijd heeft besteed aan het voortraject. Dit is namelijk de fase waarin je grondig alle eisen en wensen van het project vaststelt, het huidige proces onderzoekt en de scope van het project bepaalt. Met een goed, uitgebreid voortraject krijg je tijdens de implementatie nooit zoveel nieuwe inzichten. Die zijn dan namelijk al vooraf vastgesteld.
Daarnaast beschikt de partner vaak over te weinig kennis van het gekozen PIM-systeem. In het geval van de klant die wij spraken, ging het om een verkeerd ingerichte Akeneo-omgeving waar ze geen gebruik van konden maken – ook al hadden ze er wel twee ton in geïnvesteerd. Dit had niets te maken met het PIM-systeem zelf; Akeneo staat bekend als een goed en gebruiksvriendelijk systeem. Nee, het fundament was fout: het was niet goed ingericht en opgezet.
Hoe kun je een verkeerde inrichting voorkomen of oplossen?
De oplossing voor beide situaties komt voornamelijk neer op één punt: een goed voortraject. Zorg er in ieder geval voor dat jouw bedrijf vooraf uitgebreid geanalyseerd wordt. Voor bedrijven die te maken hebben met een niet goed functionerend PIM betekent dit een nieuwe analyse. Wees kritisch en laat geen steken vallen. Je wilt niet alleen rekening houden met jouw huidige situatie en wensen, maar ook met het groeipotentieel van jouw bedrijf.
Als je een goede partner hebt gekozen voor de requirements analyse en de implementatie, dan zijn er vijf punten die je zeker voldoende aandacht moet geven:
- Koppeling met andere systemen, oftewel de import en export. Dit moet vanaf de basis goed zijn ingericht.
- Inrichting van product- en attribuutgroepen. Denk hierbij aan verschillende indelingen voor meerdere webshops of meerdere landen.
- Goed gebruik van dataconcepten, zoals conceptenfamilies en master-/variantstructuren. Deze worden niet altijd goed begrepen en toegepast. Wanneer dit verkeerd gebeurt, moet je vaak (deels) opnieuw beginnen met de gehele implementatie.
- Workflow- en automationregels. Deze kunnen een deel van het datawerk automatiseren, maar dit kan alleen optimaal worden ingericht als er rekening wordt gehouden met het proces van het gekozen PIM-systeem – en niet alleen met het huidige proces van het bedrijf.
- Inrichting van meerdere talen. Dit kan veel tijd schelen in de toekomst, omdat je de vertaling dan niet per product hoeft in te voeren.