Creëer eindeloze mogelijkheden door middel van slim voorraadbeheer
Je voorraad kan een verliespost zijn als die niet verstandig verdeeld wordt over verschillende distributie- en verkooppunten. Met een ordermanagementsysteem schep je vrijwel eindeloze mogelijkheden voor het afhandelen van orders en retouren. Het draagt op die manier bij aan verdienkracht, duurzaamheid en klanttevredenheid.
Het belang van meerdere online verkoopkanalen voor het vergroten van de omzet van een webwinkel is inmiddels bekend. Echter, het vergroten van de omzet alleen is niet voldoende voor een duurzame en winstgevende onderneming. Een verstandig beheer van de kosten is minstens zo belangrijk. Daarom is het voor retailers met een omnichannelstrategie van groot belang om een stevige greep te hebben op de kosten en om de voorraden op een slimme manier te beheren. Een ordermanagementsysteem (OMS) kan daarbij helpen.
Wat een ordermanagementsysteem kan
Een OMS is niet alleen nuttig voor retailers met een omnichannelstrategie, maar ook voor fabrikanten, groothandels en franchise-organisaties die hun online verkoop willen bevorderen. Met behulp van een OMS kunnen de verkoopactiviteiten in verschillende afzetkanalen op elkaar worden afgestemd. Op die manier kan er op termijn een compleet verkoop-ecosysteem worden opgebouwd, waarin verschillende verkooppartners bijdragen aan elkaars doelmatigheid en groei.
Een cloud-based OMS kan de verkoopkanalen van een onderneming integreren en koppelen aan verschillende systemen, zoals kassasystemen (POS), e-commerceplatforms (bijvoorbeeld Magento of Shopware), en voorraadsystemen (ERP/WMS). Dit zorgt voor een naadloze en geautomatiseerde afhandeling van de verkoopprocessen, vanaf het moment van aankoop tot aan de levering bij de klant.
Het beheren van de voorraden is voor veel ondernemingen een uitdaging. Vaak zijn de voorraden verdeeld over verschillende distributie- en verkooppunten, wat het overzichtelijk houden van de voorraad bemoeilijkt. Met een OMS is het mogelijk om de voorraden vanuit één centrale plek te beheren, waardoor er meer inzicht is in de actuele voorraad en er beter kan worden ingespeeld op de vraag van klanten.
Elke branche heeft natuurlijk zijn eigen ratio’s, maar doorgaans draagt verstandig voorraadbeheer bij aan kostenbeheersing. Het bevordert bovendien klanttevredenheid, want de kans dat je nee moet verkopen wordt kleiner. En het draagt bij aan verduurzaming, want het aantal bezorgkilometers wordt minder en retouren laten zich sneller verwerkt.
Als er eenmaal overzicht is, kan de voorraad een plaats toegewezen (gealloceerd) worden. De beheerder wijst dan toe hoe een order vanaf de webshop, een platform zoals Amazon, Zalando of Bol.com, of ander online verkoopkanaal, wordt afgewikkeld. Wil de klant de bestelling ophalen bij winkel X, dan kan de voorraad bij winkel X ingezet worden. Wil de klant zijn bestelling bezorgd krijgen in woonplaats A, dan kan gekozen worden om bezorging vanuit een winkel in woonplaats A te regelen, of vanuit aparte fulfilment centers, vaak een afdeling in distributiecenters, of misschien wel vanuit een dark store: al die varianten zijn denkbaar.
Uiteraard volgt het OMS die voorraadstromen, zodat de beheerder zicht heeft op de cijfers. Als de gekoppelde systemen actuele data doorgeven, ontstaat real-time inzicht. Die kennis kan vervolgens benut worden om het geheel te verbeteren. Waar ontstaan tekorten en waar bevinden zich overschotten? Hoe verbeteren we de verwerkingssnelheid? Hoe reduceren we vervoerskilometers? Hoe kunnen we mismatch verkleinen en zo de winstgevendheid van de hele keten verbeteren?
Welke factoren van belang zijn, bepaalt de beheerder. Hebben ze in Friesland andere kleurwensen dan in Zeeland? De beheerder alloceert: groen gaat overwegend noordwaarts, blauw naar het zuiden. Wordt er op een warme dag veel verkocht bij winkels in de buurt van onze stranden? Dan worden web-bestellingen uit binnenlandse voorraden opgepikt.
‘Click & Collect’
De eerste retailers die de afgelopen jaren met order management systemen aan de slag zijn gegaan, waren grotere winkelketens die met een eigen webshop en op online platforms en marktplaatsen actief werden. Zeker bij click & collect is slim voorraadbeheer een manier om overbodige kosten te reduceren en zo winstgevendheid eerder te realiseren. Mode- en lifestyle-retailers lopen daarmee voorop. Daar is het niet ongebruikelijk dat een klant die bij één winkel niet de juiste maat vindt, de optie geboden wordt bij de andere winkel te bestellen, bijvoorbeeld via een tablet of een zuil.
Mode- en lifestyle-retailers hebben doorgaans ook belang bij een goed retourbeleid. Vandaar dat ook deze retourstroom onderdeel is van een volwaardig OMS. Wederom zijn verschillende varianten mogelijk: dat bepaalt de beheerder. Moeten de retouren terug naar een centraal verwerkpunt of mag de klant ook naar een winkel in de buurt? En hoe wordt dat dan onderling verrekend? Het is zelfs mogelijk om bij elke order het retourrisico in te schatten en desgewenst gerichte maatregelen te nemen om deze kosten te reduceren.
Voorraad regisseren
Een relatief nieuwe groep gebruikers zijn fabrikanten en groothandels. Als ze aan D2C doen met eigen winkels en webshops zijn dezelfde voordelen van toepassing die ook voor reguliere retailers gelden. Maar een leverancier kan ook zijn wederverkopers opnemen in een ordermanagementsysteem. Dat is te zien op websites waar bijvoorbeeld een bekend elektronicamerk laat zien bij welke winkelketens een bepaald product te koop is en zelfs informatie geeft over de beschikbare voorraad in winkels en voor de webshops. De leverancier kan zelfs dropshipping toevoegen aan zijn diensten: Voorraad-as-a-Service! Uiteraard werkt dat ook andersom. Een retailer of webshop die met zijn leveranciers afspreekt dat ze aan dropshipping meewerken, kan die optie meenemen in zijn aanbod.
Zo ontstaan voorraad-ecosystemen met de leverancier (of retailer) als regisseur. Bij een cloud-based OMS voeg je gewoon modules toe met gerichte functionaliteit of extra capaciteit, dat is allemaal schaalbaar en aanklikbaar. Ketenregie: het is een strategie die we ook van franchise-organisaties kennen. Dan wordt het zelfs mogelijk om een deel van de winst op een bestelling van de webshop toe te wijzen aan een franchisenemer in de omgeving van de besteller, of een filiaal te laten delen in de beloning.
Is dat allemaal nog wel ordermanagement? Het zijn vooral manieren (en de instrumenten) om alle partners in een ecosysteem te betrekken en motiveren tot de meest doelmatige manier van werken. Zo werk je samen aan een systeem dat goed werkt voor klanten en verkoper(s).
Dit artikel van onze collega Alexander Robijn is onlangs gepubliceerd op de website van Emerce.