Hoe bepaal je de grootte en het budget voor een PIM?
Bij de keuze voor een Product Informatie Management (PIM)-systeem staan organisaties vaak voor een belangrijke vraag: moeten ze beginnen met een instap-PIM of meteen voor een uitgebreide oplossing gaan? Deze beslissing hangt af van verschillende factoren, waaronder het budget en de volwassenheid van de organisatie op het gebied van PIM.
De diverse wereld van PIM
De wereld van PIM-oplossingen is divers en omvangrijk. In Nederland alleen al zijn er meer dan dertig aanbieders. Deze oplossingen variëren niet alleen in functies, maar ook in omvang. Vooral organisaties die nog nooit eerder met PIM hebben gewerkt, moeten zichzelf de vraag stellen of ze wel meteen een groot en complex PIM-systeem willen implementeren. Als zowel de organisatie als haar medewerkers geen ervaring hebben met PIM, kan een grootschalig systeem te overweldigend zijn.
Voor organisaties die nog niet volwassen zijn op het gebied van PIM, kan het zinvol zijn om te beginnen met een eenvoudige online SaaS-oplossing. Deze PIM-systemen zijn minder ingewikkeld en kunnen als opstap dienen om de organisatie voor te bereiden op complexere PIM-functionaliteiten in de toekomst. Zo kun je in de beginfase geleidelijk groeien, zonder overweldigd te raken door functies die je nog niet nodig hebt.
Maar natuurlijk kun je niet alle bedrijven zonder PIM-ervaring over één kam scheren. Elke situatie is anders. Zo kan het zijn dat jouw bedrijf wel ervaring heeft met soortgelijke systemen of dat jouw bedrijf in korte tijd een grote groeispurt verwacht. Let daarom goed op of een PIM-systeem aansluit bij de huidige processen van je bedrijf en bij wat je verwacht in de toekomst.
Budgetoverwegingen
Een andere belangrijke factor bij de keuze voor een PIM-systeem is het budget. De kosten voor implementatie en onderhoud van een PIM-systeem kunnen aanzienlijk zijn. Zo moet je bijvoorbeeld rekening houden met terugkerende maandelijkse kosten.
Het is belangrijk om weloverwogen keuzes te maken, zodat je binnen het budget blijft en zorgt voor een goede return on investment. De budgettoewijzing is ook afhankelijk van de businesscase die kan worden opgebouwd. Hoeveel kosten kan een PIM besparen? Hoeveel extra omzet kan worden gegenereerd? Hoeveel groei kan het bedrijf faciliteren? Deze factoren bepalen het budget voor het systeem, los van de initiële uitgaven.
Bedrijven die al een PIM-systeem hebben en willen overstappen, vinden het vaak eenvoudiger om een duidelijk budget op te stellen. Voor nieuwe PIM-gebruikers is het vaak verstandig om te kiezen voor oplossingen die meegroeien. Sommige PIM-systemen, zoals bijvoorbeeld Akeneo met de Growth Edition, bieden de mogelijkheid om te beginnen met een basisversie en geleidelijk uit te breiden naar een Enterprise Edition. Dit stelt organisaties in staat om het PIM-systeem mee te laten groeien met hun bedrijf.
Overweeg een PIM Selection traject
Het is belangrijk om te weten waar jouw bedrijf staat en waar het naartoe wil bij het selecteren van een PIM-systeem. Dit helpt bij het bepalen van het budget en de gewenste omvang van het systeem. Als je zeker wilt zijn dat je met de beste PIM-leverancier in zee gaat en dat jouw PIM volledig aansluit op jouw wensen, kun je ook een volledige PIM Selection doorlopen.