Te veel GS1-data? Zo houdt Boon Food Group productdata beheersbaar
De GS1-datapool is inmiddels dé standaard in de foodsector. Maar wie dagelijks met productdata werkt, weet: meer data is niet automatisch betere data. Veel foodretailers ontvangen via GS1 enorme hoeveelheden productinformatie, terwijl ze in de praktijk maar een deel daarvan nodig hebben. Ook Boon Food Group liep tegen deze uitdaging aan. Onze PIM Masters creëerden de oplossing.
Sinds 2019 werkt Boon Food Group samen met XSARUS PIM Masters en maakt gebruik van Inriver PIM om productinformatie te beheren. De vraag ontstond: is het mogelijk om alleen de GS1-data die we écht nodig hebben, te importeren naar het PIM-systeem?
GS1 in de foodsector: noodzakelijk, maar complex
Boon Food Group opereert in een sector waarin productdata onder een vergrootglas ligt. Wetgeving rondom voedselveiligheid, allergenen en consumenteninformatie maakt correcte en actuele data essentieel. De GS1‑datapool is daarom uitgegroeid tot de standaard in de foodbranche. In deze centrale datapool worden productgegevens en ‑specificaties volgens één uniform format vastgelegd en gedeeld, zodat leveranciers, groothandels en retailers in de keten allemaal werken met dezelfde actuele productdata.
Een herkenbare GS1-uitdaging
Maar GS1 kent ook een keerzijde. In de praktijk zien we dat organisaties vaak kiezen voor een directe integratie van GS1 met hun PIM‑ of ERP‑systeem. Dat lijkt logisch, maar beide situaties leiden in de praktijk tot nieuwe problemen:
- GS1 rechtstreeks koppelen met ERP: Een ERP‑systeem is niet ontworpen voor het verwerken en beheren van grote hoeveelheden gedetailleerde productdata. Een directe koppeling met GS1 leidt daarom tot vervuiling en misbruik van het systeem, wat zorgt voor extra beheerlast.
- GS1 rechtstreeks koppelen met PIM: Een PIM‑systeem is wel ingericht om honderdduizenden producten en attributen te verwerken en te beheren. Maar alsnog is ook hier de uitdaging dat álle beschikbare GS1‑data wordt automatisch ingeladen.
En die hoeveelheid GS1-data is veel. Heel veel. Per artikel ontvang je door een rechtstreekse koppeling een zeer uitgebreide set aan specificaties. Waardevol, maar niet altijd nodig. Bovendien worden via GS1 updates verstuurd over honderdduizenden producten, terwijl je als groothandel of foodretailer slechts een deel daarvan daadwerkelijk in je assortiment hebt.
Het gevolg: vervuiling!
Het gevolg van een directe GS1-integratie is dat grote hoeveelheden onnodige data in kernsystemen terechtkomen, oftewel: vervuiling van je systemen. Daardoor neemt de beheerlast toe en worden validatieprocessen onnodig complex, met extra controles en correctierondes als resultaat.
De oplossing: slim filteren in plaats van alles inladen
XSARUS PIM Masters heeft de oplossing gecreëerd door een filter tussen GS1 en het Inriver PIM-systeem van Boon Food Group te bouwen:
- GS1 data wordt geautomatiseerd opgehaald
- Alleen de producten die Boon Food Group verkoopt, worden ingeladen
- Alleen de relevante specificaties van producten worden ingeladen
In plaats van alles binnen te halen en daarna te kijken wat bruikbaar is, bepaalt Boon Food Group nu vooraf welke producten en GS1-specificaties ertoe doen. De rest blijft buiten beschouwing.
Volledig geautomatiseerd, alleen wat relevant is en altijd up to date
Wat levert dit concreet op?
Door vooraf te bepalen welke GS1‑data écht relevant is, heeft Boon Food Group weer controle over de datastroom. En het PIM-systeem is hier een essentiële schakel in. Een aantal voordelen op een rijtje:
- Alleen relevante productdata in je PIM-systeem
- Structureel hogere datakwaliteit
- Lagere beheerkosten door minder ruis en vervuiling
- ERP ontlast van ongeschikte datataken
- Meer grip op compliance en wijzigingen