Hoe ziet een PIM implementatie er uit?

Zodra binnen een organisatie het nut en de noodzaak van een Product Informatie Management systeem wordt ingezien en de beslissing is genomen aan de slag te gaan met PIM, is de volgende vraag snel gesteld: hoe ziet een PIM-implementatietraject eruit? Wat valt er te verwachten?

Omdat iedere organisatie anders is, zal geen enkele PIM-implementatie er exact hetzelfde uitzien. Zo kunnen er verschillen zitten tussen het aantal producten dat in PIM komt te staan, het aantal gebruikers of naar hoeveel externe kanalen gepubliceerd moet worden. Ook is de implementatie afhankelijk van het soort PIM-systeem dat gekozen is. Ondanks de vele verschillen, zijn veel fases van een implementatie in grote lijnen hetzelfde.

Fase 0

In fase nul van het implementatietraject wordt het project gedefinieerd. Waar liggen de grenzen van het project, welke aspecten worden meegenomen? In een aantal workshops wordt in kaart gebracht hoe PIM het beste ingericht kan worden. Met alle betrokken disciplines uit de organisatie (inkoop, IT, productontwikkeling, marketing, etc.) wordt bepaald welke informatie in PIM opgevoerd kan worden en waar deze informatie vandaan komt. Pas nadat de projectscope is bepaald en afgebakend is wordt gestart met fase 1.

Fase 1

In de eerste fase wordt een zogenoemd marketing- of catalogusmodel opgesteld. Hierin worden alle eigenschappen van alle beschikbare producten uit de organisatie in kaart gebracht. Dit kan gaan om maten, kleuren, soort materiaal enz. Maar ook de relaties tussen producten moeten duidelijk gemaakt worden. Het is van essentieel belang dat exact inzichtelijk wordt gemaakt welke eigenschappen, en dus welke ‘invulvelden’, er straks in het PIM-systeem beschikbaar moeten zijn. Door hier vooraf goed over na te denken, wordt het (gedeeltelijk automatisch) vullen van het PIM-systeem straks een stuk eenvoudiger.

Fase 2

Zodra een model is neergezet waarin exact per product beschreven is welke eigenschappen erbij horen, kan het PIM-systeem ingericht worden en kan er begonnen worden met het vullen van de informatie. Veel productinformatie kan geautomatiseerd uit bestaande bronnen gehaald worden. Bijvoorbeeld uit een ERP-systeem of uit excelbestanden en systemen van een fabrikant (in het geval van een retailer of groothandel).

In deze fase worden ook de rollen en rechten van de eindgebruikers van het systeem ingeregeld. Gebruikers krijgen training over de werking van het systeem zodat aan de slag kan worden gegaan met het verrijken (toevoegen van marketingteksten, afbeeldingen, video’s) van de productinformatie die automatisch ingeladen is.

Fase 3

Nadat de processen om data in PIM op te voeren ingeregeld zijn, wordt een externe koppeling ingeregeld. Deze koppeling wordt zo geconfigureerd dat de opgevoerde productdata uit PIM automatisch naar bijvoorbeeld het e-commerceplatform kan exporteren.

Zodra de export ingeregeld is, wordt deze uitgebreid getest en wordt middels een training aan de eindgebruikers uitleg gegeven over hoe het exporteren in zijn werk gaat.

Fase 4

Nadat de fases 0 t/m 3 zijn doorlopen, staat er een goed werkend Product Informatie Management systeem. In fase 4 worden vervolgens de extra wensen, die in de loop van het project voorbij zijn gekomen, in kaart gebracht. Eventuele uitbreidingen op het systeem worden hier ook in meegenomen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het toevoegen van extra externe koppelingen. Naar marketplaces, datapools of een print catalogus.