Hoe haal je als fabrikant of groothandel alles uit je productdata?

Maar hoe maak je optimaal gebruik van je productinformatie? Dat behandelen we in deze blog aan de hand van vier kerngebieden: organisatie, processen, data en techniek.

1. Organisatie: creëer een datagedreven cultuur

Het maximale uit productdata halen begint bij de organisatie zelf. Data is geen bijproduct van de bedrijfsvoering, maar een strategisch goed. Zet data daarom centraal in je besluitvorming en processen.

Begrijp de waarde van productdata
Maak je organisatie bewust van het belang van productdata. Hoe beter de data, hoe beter je in staat bent om te anticiperen op klantbehoeften, processen te optimaliseren en de concurrentie voor te blijven. Dit vereist een verandering in mindset, waarbij afdelingen zoals sales, marketing en IT samenwerken om productdata van hoge kwaliteit te waarborgen.

Data governance en eigenaarschap
Om fouten, duplicaten en verloren bestanden te voorkomen, moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over wie verantwoordelijk is voor het databeheer en de datakwaliteit. Een effectieve aanpak hiervoor is om verschillende eigenaren aan te stellen. Deze data-eigenaren (ofwel Product Information Managers) zorgen ervoor dat alle productdata up-to-date, consistent en bruikbaar is voor alle relevante partijen binnen de organisatie.

2. Processen: geoptimaliseerde workflows voor databeheer

Om productdata optimaal te benutten, moeten er goede processen zijn opgezet. Door duidelijke workflows kun je efficiënt data verzamelen, beheren en verspreiden. En dit alles terwijl je fouten minimaliseert en tijd bespaart.

Standaardiseer dataverzamelingsprocessen
Een groot probleem binnen veel B2B-organisaties is de verscheidenheid aan productdata. De data komt binnen via verschillende bronnen, zoals leveranciers, interne afdelingen of externe databases. Hierdoor ontstaan er inconsistenties en fouten. Hoe los je dit op? Via standaardisatie. Zorg voor duidelijke richtlijnen rondom het invoeren van data, zodat de consistentie gewaarborgd blijft, ongeacht de bron. Daarnaast helpt het om je data via een centraal systeem te beheren.

Automatiseer dataverwerking waar mogelijk
Veel bedrijven vertrouwen nog op handmatige invoer. Dit is tijdrovend en vergroot de kans op fouten. Wanneer je productdata op een centrale plek, zoals in een Product Informatie Management-systeem (PIM), plaatst, kun je processen gaan automatiseren. Ook kun je met moderne PIM-oplossingen als Inriver, Akeneo en Contentserv gebruikmaken van machine learning en AI.

Enkele manieren waarop AI kan bijdragen:

Automatische data-invoer

• Data-extractie: AI kan gegevens automatisch extraheren uit verschillende bronnen zoals pdf’s, websites en databases, waardoor handmatige invoer afneemt.
• Data-normalisatie: AI kan inconsistenties in data detecteren en corrigeren, zoals het standaardiseren van eenheden of het verbeteren van typfouten.

Slim beheer

• Categorisatie en tagging: AI kan producten automatisch categoriseren en taggen op basis van hun kenmerken, wat het beheer en de vindbaarheid verbetert.
• Voorspellende analyse: AI kan trends en patronen in productdata analyseren om voorspellingen te doen over toekomstige vraag, voorraadbeheer en prijsoptimalisatie.

Efficiënte publicatie

• Contentgeneratie: AI kan productbeschrijvingen, specificaties en andere content automatisch genereren, wat tijd bespaart en consistentie waarborgt.
• Multichannelpublicatie: AI kan content optimaliseren voor verschillende verkoopkanalen en platforms, waardoor de juiste informatie op het juiste moment wordt gepubliceerd.

3. Data: kwaliteit boven kwantiteit

Productdata is niet alleen een verzameling losse attributen zoals prijzen, voorraden of specificaties. Het is een waardevolle informatiebron die inzicht biedt voor het verbeteren van klantrelaties, het optimaliseren van de toeleveringsketen en zelfs het vergroten van de winstgevendheid.

Investeer in datakwaliteit
Kwaliteit gaat boven kwantiteit. Slechte of incomplete data leidt tot onjuiste analyses, gemiste kansen of zelfs operationele fouten. Daarom is het belangrijk om continu te investeren in de kwaliteit van je productdata. Dit betekent dat er regelmatig datakwaliteitscontroles moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat gegevens accuraat, actueel en consistent blijven.

Rijke productinformatie voor een betere klantervaring
Voor fabrikanten en groothandels in de B2B-sector is het verstrekken van rijke productinformatie essentieel voor het ondersteunen van klanten. Dit omvat niet alleen basisinformatie zoals prijzen en beschikbaarheid, maar ook uitgebreide technische specificaties, afbeeldingen, handleidingen en certificaten. Deze informatie stelt klanten in staat om weloverwogen beslissingen te nemen, wat leidt tot hogere klanttevredenheid en betere verkoopresultaten.

4. Techniek: gebruik de juiste tools en technologieën

Moderne tools en systemen stellen bedrijven in staat om hun productdata centraal te beheren en toegankelijk te maken voor iedereen binnen de organisatie, evenals voor externe partners en klanten.

Product Information Management (PIM)-systemen
Een PIM-systeem is een onmisbare tool voor B2B-bedrijven die hun productdata effectief willen beheren. Dit systeem centraliseert alle productinformatie op één plek en maakt het gemakkelijk om deze gegevens consistent te houden over verschillende kanalen en afdelingen. Een PIM-systeem stelt je ook in staat om data snel aan te passen en uit te breiden, wat vooral belangrijk is wanneer je met duizenden producten werkt. Laat je informeren over welk PIM-systeem het beste bij jouw behoeften en budget past. Dit hangt af van je volwassenheid als organisatie, IT-landschap, ambitie en doelstellingen. Er zijn veel PIM- en DAM- (Digital Asset Management) systemen op de markt om uit te kiezen.

Gebruik van data-analyse en AI
Geavanceerde technologieën zoals data-analyse en kunstmatige intelligentie (AI) kunnen helpen om diepere inzichten te verkrijgen uit je productdata. AI kan bijvoorbeeld patronen herkennen in je verkoopdata die anders over het hoofd zouden worden gezien en zo helpen bij het voorspellen van trends of het optimaliseren van voorraden. Data-analyse tools kunnen helpen bij het opsporen van inconsistenties in productinformatie en deze automatisch corrigeren, wat bijdraagt aan een hogere datakwaliteit.

Integratie met andere systemen
Het is ook van belang dat je productdatasystemen naadloos kunnen integreren met andere bedrijfskritische systemen zoals ERP, CRM en e-commerceplatforms. Door deze systemen te koppelen, zorg je ervoor dat productdata altijd actueel is en dat verschillende afdelingen dezelfde informatie gebruiken. Dit voorkomt silo’s binnen de organisatie en zorgt voor een soepele samenwerking tussen teams.

Bij veel bedrijven kom je nog point-to-point-integraties tegen, maar in moderne IT-landschappen zie je steeds meer integraties via een iPaaS of integratielaag. Op die manier kun je processen stroomlijnen, ben je flexibel en schaalbaar en kun je zorgen voor veilige realtime updates van productgegevens.

Van data naar waarde

Het effectief benutten van productdata binnen een B2B-organisatie vereist een holistische aanpak waarbij organisatie, processen, data en techniek samenkomen. Door te investeren in een datagedreven cultuur, gestroomlijnde processen, hoogwaardige data en de juiste technologieën kun je niet alleen de operationele efficiëntie verbeteren, maar ook de klantervaring optimaliseren en concurrentievoordeel behalen.

Fabrikanten en groothandels die productdata serieus nemen, zullen merken dat dit niet alleen hun interne processen verbetert, maar ook bijdraagt aan betere klantrelaties, hogere omzetten en meer innovatie. De vraag is niet langer óf je moet investeren in productdata, maar hoe snel je deze investering realiseert om voorop te blijven lopen in een competitieve markt.