Sunware

Productinformatie binnen Sunware ‘Perfectly Organised’ dankzij inRiver PIM

“Een passende oplossing bieden voor ieder opbergprobleem in en om het huis”, dat is waar Sunware voor staat. Dit doen ze door het ontwikkelen en aanbieden van functionele kunststof artikelen die in een specifieke opbergbehoefte voorzien en zo een ‘Perfectly Organised’ gevoel geven. Ongeacht of het om de zolder, de badkamer, de slaapkamer, de werkkamer of de garage gaat; Sunware heeft voor iedere ruimte en iedere toepassing de juiste opbergoplossing in de vorm van eigentijdse en kwalitatief hoogstaande producten.

Ingezette expertises

  • Implementatie InRiver PIM
  • Maatwerk ERP-Import
  • Template Export
  • Multi-language

Productinformatie

Zoals bij veel organisaties, is de afgelopen jaren ook bij Sunware de hoeveelheid productinformatie en de digitalisering daarvan enorm toegenomen; ERP-data, digitale prijslijsten, Excelbestanden, PDF documenten en brochures. Daarnaast is het assortiment en het aantal landen waarbinnen verkocht wordt flink uitgebreid. Alles bij elkaar een grote uitdaging als het gaat om het samenstellen en het ontsluiten van juiste en volledige productinformatie.

Alle productinformatie op één plaats raadplegen en verrijken is perfect. Niet alleen voor de mensen die er intern mee werken, maar ook de vertegenwoordigers in de diverse landen kunnen veel beter en sneller van juiste en complete informatie voorzien worden.

Selectietraject

Om ook op het gebied van productinformatie ‘Perfectly Organised’ te zijn, is een selectietraject gestart voor een op zichzelf staand Product Informatie Management (PIM)- systeem. De PIM-oplossing van inRiver bleek hierbij de beste fit voor Sunware. De functionaliteiten die inRiver biedt sluiten perfect aan bij de wensen van Sunware. Tijdens het selectietraject is XSARUS als inRiver PIM implementatiepartner gevraagd om voor een succesvolle implementatie te zorgen.

inRiver PIM implementatie

Binnen Sunware wordt dagelijks een groot aantal offertes en prijslijsten gemaakt; voor diverse productgroepen, productlijnen en landen. Dit gebeurt volgens vaste templates die telkens voorzien dienen te worden van onder andere barcodes, omschrijvingen, artikelnummers, afmetingen en afbeeldingen. Handmatig een enorm tijdrovende klus. Een belangrijke eis dus tijdens het PIM-selectietraject: offertes en prijslijsten moeten geautomatiseerd naar Excel geëxporteerd kunnen worden volgens de bestaande templates.

Productinformatie import

Om dit te kunnen realiseren wordt eerst alle benodigde productinformatie in het inRiver PIM-systeem geïmporteerd via een door XSARUS gebouwde ERP-importer. Ook de afbeeldingen worden automatisch geïmporteerd. Beschikbare ‘losse’ productinformatie in bijvoorbeeld Excelbestanden, zijn volledig overgezet naar het centrale inRiver PIM-systeem.

Template export

Nu alle productinformatie in het inRiver PIM-systeem opgeslagen wordt, is het mogelijk hieruit exports te maken van de gewenste producten met bijbehorende informatie. Via de zogenoemde ‘Template Export’ kunnen prijslijsten en offertes volgens de vaste Sunwaretemplates naar Excel geëxporteerd worden; Een enorme tijdswinst.

EAN nummers

Een andere aanvullende wens was om in de productinformatie te kunnen zoeken op EAN nummers. Ook hiervoor is door XSARUS een oplossing ontwikkeld die door Sunware vanuit inRiver te gebruiken is.

Modellering

Dankzij de slimme functionaliteiten die standaard in inRiver PIM zijn opgenomen is in het proces rondom productinformatie een belangrijke efficiëntieslag gemaakt. Zo zijn de modelleringsopties van grote toegevoegde waarde voor Sunware. Waar voorheen in het ERP bij elk individueel product een beschrijving opnieuw ingevoerd moest worden, hoeft dat binnen inRiver PIM niet meer. Producten uit dezelfde productlijn met andere afmetingen of een andere kleur, kunnen dezelfde marketingtekst gebruiken zonder dat deze nogmaals ingevoerd moet worden. Dit bespaart niet alleen onnodig veel handmatig werk, maar verkleint ook de kans op fouten. Daarnaast wordt het vastleggen van productrelaties eenvoudiger gemaakt, waardoor ook cross- en upsell mogelijkheden centraal vanuit het PIMsysteem aangestuurd kunnen worden.

Meerdere talen

Het assortiment van Sunware is in vier talen uitgevoerd. inRiver PIM biedt de mogelijkheid om deze meertaligheid op een efficiënte en consistente manier te beheren, controleren en publiceren. Hierdoor is zowel de kwaliteit als de doorlooptijd van de vertalingen sterk verbeterd.

Datacontrole

Nu alle productinformatie zich op één centrale plaats bevindt, kan deze data eenvoudig gecontroleerd worden. Niet alleen op kwaliteit, maar ook op compleetheid. Ontbreekt bij een product een deel van de informatie of is de kwaliteit niet voldoende, dan kan dankzij de ingerichte workflow een taak worden toegekend aan de verantwoordelijke inRiver PIM gebruiker.

Resultaat en vervolg

Waar de meeste inRiver PIM implementaties initieel gestart worden vanuit een gedachte om te kunnen exporteren naar een webomgeving of naar printcatalogi, was bij Sunware de vraag naar het geautomatiseerd kunnen genereren van prijslijsten en offertes het belangrijkst. Uiteraard zal in een volgende fase ook webontsluiting plaatsvinden. Ook het creëren van PDF productsheets wordt in de volgende fase meegenomen. Deze vervolgstappen zijn een stuk eenvoudiger geworden nu alle productinformatie binnen Sunware ‘Perfectly Organised’ is in het inRiver PIM-systeem.

Erik van Geuns, Sales & Marketing Sunware: "Nu we inRiver PIM in gebruik hebben genomen kunnen we ons bijna niet meer voorstellen hoe we voorheen handmatig alle prijslijsten hebben kunnen samenstellen. Een hele grote efficiëntieslag. Het feit dat we nu alle productinformatie op één plaats kunnen raadplegen en verrijken is perfect. Niet alleen voor de mensen die er intern mee werken, maar ook de vertegenwoordigers in de diverse landen kunnen veel beter en sneller van juiste en complete informatie voorzien worden. We hebben in dit traject heel prettig samengewerkt met XSARUS. Je kunt merken dat de consultants veel kennis en ervaring in het PIM domein hebben opgebouwd. Een mooi project waarbij verwachtingen zijn waargemaakt en zelfs overtroffen zijn!”

Nu we inRiver PIM in gebruik hebben genomen kunnen we ons bijna niet meer voorstellen hoe we voorheen handmatig alle prijslijsten hebben kunnen samenstellen. Een hele grote efficiëntieslag.

Door gebruik te blijven maken van onze website, geef je toestemming en ga je akkoord met het gebruik van cookies. Meer informatie kan je vinden op onze cookiespagina.