Modernisering van IT-tools

Moderniseringsslag

Ondanks de sterke internationale groei, maakte HENDI nog gebruik van een website die puur informatief was, zonder bestelmogelijkheden. Een groot deel van de orders kwam binnen via mail en telefoon en moest handmatig worden overgetypt en gecontroleerd door het salesteam. Dat kostte tijd. Veel tijd.

Daarnaast beschikte de gebruikte productinformatie database niet over de gewenste functionaliteit. Door deze factoren was een situatie ontstaan die de toekomstbestendigheid en efficiency sterk beïnvloedde. Tijd voor een moderniseringsslag.

De eerste stap

Stap één in het moderniseringsproces was de zoektocht naar een vervanger voor de productinformatie database. Meerdere PIM (Product Information Management) systemen werden onderzocht en vergeleken. HENDI koos voor Inriver PIM. Een cloud-based SAAS-product met een heldere interface, goede ondersteuning voor meertaligheid, optimale omnichannel mogelijkheden en een integratie mogelijkheid met InDesign voor catalogusproductie.

Inriver PIM implementatie

Nu de keuze voor Inriver was gemaakt, ging HENDI op zoek naar een geschikte implementatiepartner. XSARUS bleek het beste te passen bij de wensen van HENDI: veel ervaring, korte lijnen en een helder en gedurfd plan.

Na een implementatieproces van nog geen vier maanden, was de PIM-oplossing klaar voor gebruik. Binnen die vier maanden was de bestaande database uitgepluisd, een nieuw datamodel opgesteld, er waren scripts ontwikkeld om bestaande data in Inriver PIM te kunnen importeren en alle beschikbare informatie was geüpload in Inriver. Ongeveer 3.000 SKU’s in 1.700 producten in 13 talen met +/- 10.000 afbeeldingen en documenten.

Stap twee: Het B2B e-commerce platform

Nadat de productinformatie beheerd kon worden in één centrale bron, was de volgende stap om de website onder handen te nemen. Deze was tot dan toe gericht op het geven van informatie en had geen bestelfunctionaliteit. Belangrijke eis voor het nieuwe platform was dus: B2B shopfunctionaliteit. De wensenlijst bestond onder andere uit:

• B2B-mogelijkheid
• Cloud-based
• Integratie met Inriver PIM
• Integratie met ERP
• Gebruiksvriendelijke CMS-mogelijkheden
• Schaalbaar
• Goede ondersteuning voor meertaligheid
• Korte implementatie doorlooptijd
• Partneronafhankelijk

Naast deze standaard B2B-functionaliteiten levert XSARUS maatwerk om de B2B-klantbeleving nog verder te optimaliseren. Zo maakt HENDI gebruik van een geoptimaliseerde check-out die voldoet aan de specifieke behoeften van B2B-klanten, zoals het eenvoudig hergebruiken van afleveradressen en het beheren van factuuradressen exclusief via het ERP-systeem. Ook bouwde XSARUS een API-koppeling waardoor grote online resellers hun bestelling rechtstreeks vanuit hun eigen systeem naar HENDI sturen, in plaats van handmatig via de webshop.

Concept en Design

Omdat beleving ook voor HENDI steeds belangrijker wordt zijn de designers van XSARUS gestart met een kick-off sessie op locatie bij HENDI. Zo konden ze zich onderdompelen in de wereld van HENDI en de opgedane kennis vertalen in een sterk ontwerp. Bij HENDI lag de uitdaging vooral in het integreren van de nieuwe huisstijl in een werkbaar template voor de soms uitgebreide specificaties waarbij sfeer niet uitgevlakt mocht worden. Door het prioriteren van de functies is een ontwerp ontstaan dat fris oogt en toekomstbestendig is.

Voordelen in tijd, kosten en verantwoordelijkheid

Na de implementatie van Adobe Commerce zijn niet alleen de medewerkers van HENDI getraind om met het platform te werken. Stapsgewijs zijn ook de B2B-klanten wegwijs gemaakt in de nieuwe bestelomgeving. Dankzij deze transitie spendeert HENDI al direct een stuk minder tijd aan orderinvoer, waardoor de verwerkingskosten per order dalen. Waar eerst nog 69% van de orders handmatig door het salesteam werd verwerkt, bevat in 2025 nog slechts 35% van de orders een minimale handmatige handeling. Daarnaast verschuift ook de verantwoordelijkheid. Nu klanten zelf hun orders plaatsen, ligt de verantwoordelijkheid om dat op een juiste manier te doen, bij de klant. Waar dat voorheen - door handmatige invoer - bij HENDI lag.

Verder optimaliseren op basis van klantinzicht

Vanuit de jaarlijkse roadmaps blijven we de webshop en het PIM-systeem continu verder optimaliseren. Ook in 2025 heeft HENDI weer grote stappen gezet in doorontwikkeling. Een greep uit de optimalisaties:

• Redesign van productdetailpagina's
  Op basis van data uit de webshop en customer service, zijn de productdetailpagina’s opnieuw opgebouwd om beter in te spelen op wat de klant écht nodig heeft in het koopproces. Zo is de voorraadinformatie promineter in beeld, documentatie en brochures zijn toegankelijker en doordat de productspecificaties overzichtelijker gestructureerd zijn, is het vergelijken van producten eenvoudiger.
• Consistentere merkbeleving
  Ook is de webshop visueel volledig geüpdatet op basis van het nieuwe HENDI-brandbook. Kleuren, typografie, componenten en beeldgebruik zijn geharmoniseerd, waardoor de webshop naadloos aansluit op de bredere merkidentiteit.
• Internationalisering naar de Nordics
  Het HENDI team is relatief klein, terwijl de organisatie actief is in veel landen en talen. Daarom is de webshop en het PIM-systeem zo ingericht dat nieuwe producten en productinformatie niet handmatig gepubliceerd en vertaald hoeft te worden. Deze automatisering bevordert de internationale groei naar o.a. Noorwegen en Zweden.

Sterke samenwerking sinds 2020

HENDI heeft de afgelopen jaren grote digitale stappen gezet in zowel PIM als E-commerce. Ondertussen beheert HENDI 20.000 SKU's en 486.000 assets in Inriver en is de webshop beschikbaar in meer dan 10 talen. En samen blijven we optimaliseren op basis van klantvragen en data uit de webshop. Deze aanpak past bij de groeiende volwassenheid van HENDI: minder zenden, meer luisteren, en structureel verbeteren op basis van data en feedback.

Er is een hechte partnerrelatie ontstaan tussen HENDI en XSARUS. Een stevige en belangrijke basis voor verdere samenwerking en groei van HENDI.