Modernisering van IT-tools
Hendi
Hendi is, zoals de pay-off 'Tools for Chefs' al verklapt, dé leverancier van apparatuur, keukengereedschap, bestek, serveer- en buffetartikelen voor de horeca. Van ontwikkeling en productie tot verkoop en distributie van een breed assortiment horecabenodigdheden en keukenapparatuur. Hendi distribueert het ruime assortiment via dealers, groothandels en horeca webshops in heel Europa. Sinds de oprichting in 1934 is Hendi uitgegroeid tot een internationale onderneming met vestigingen in Nederland, Oostenrijk, Polen, Roemenië, Griekenland, Italië en Hong Kong.
Moderniseringsslag
Het snelgroeiende Hendi maakte gebruik van een website zonder bestelmogelijkheden. Een groot deel van de orders kwam via mail, telefoon of fax binnen en moest handmatig verwerkt worden. Daarnaast beschikte de gebruikte productinformatie database niet over de gewenste functionaliteit. Door deze factoren was een situatie ontstaan die de toekomstbestendigheid en efficiency sterk beïnvloedde. Tijd voor een moderniseringsslag.
Het was een opluchting te ontdekken dat er een efficiëntere oplossing bestaat voor onder andere ons catalogusproductieproces en de distributie van productdata naar een onbeperkt aantal distributiekanalen. Ze hebben niet teleurgesteld: inriver PIM is enorm compleet. En mocht er toch iets ontbreken dan kan XSARUS een extensie ontwikkelen.
De eerste stap
Stap één in het moderniseringsproces was de zoektocht naar een vervanger voor de productinformatie database. Meerdere PIM (Product Information Management) systemen werden onderzocht en vergeleken. Gekozen werd voor inriver PIM. Een cloud-based SAAS-product met een heldere interface, goede ondersteuning voor meertaligheid, optimale omnichannel mogelijkheden en een integratie mogelijkheid met InDesign voor catalogusproductie. Kortom, een product dat aan Hendi's belangrijkste eisen voldoet.
Inriver PIM implementatie
Nu de keuze voor inriver was gemaakt, ging Hendi op zoek naar een geschikte implementatiepartner. Na meerdere gesprekken bleek XSARUS het beste te passen bij de wensen van Hendi: veel ervaring, korte lijnen en een helder en gedurfd plan.
Na een implementatieproces van nog geen vier maanden, was de PIM-oplossing klaar voor gebruik. Binnen die vier maanden was de bestaande database uitgepluisd, een nieuw datamodel opgesteld, er waren scripts ontwikkeld om bestaande data in inriver PIM te kunnen importeren en alle beschikbare informatie was geüpload in inriver PIM. Ongeveer 3.000 SKU’s in 1.700 producten in 13 talen met +/- 10.000 afbeeldingen en documenten.
Stap twee: Het B2B e-commerce platform
Nadat de productinformatie beheerd kon worden in één centrale bron, was de volgende stap in het moderniseringsproces om de website onder handen te nemen. Deze was tot dan toe gericht op het geven van informatie en had geen bestelfunctionaliteit. De verkoopafdeling van Hendi was hierdoor voornamelijk bezig met orderentry in plaats van met verkoopondersteuning. Belangrijke eis voor het nieuwe platform was dus: B2B shopfunctionaliteit. De wensenlijst bestond onder andere uit:
- B2b-mogelijkheid
- Cloud-based
- Integratie met inriver PIM
- Integratie met ERP
- Gebruiksvriendelijke CMS-mogelijkheden
- Schaalbaar
- Goede ondersteuning voor meertaligheid
- Korte implementatie doorlooptijd
- Partneronafhankelijk
Adobe Commerce B2B platform
Hendi maakte de keuze voor het Adobe Commerce met implementatiepartner XSARUS. De wensen die opgesteld waren, konden allemaal vervuld worden door Adobe Commerce (voorheen Magento Commerce). Daarnaast zit in de B2B-module van Adobe Commerce standaard veel functionaliteiten die eerder gemist werden door Hendi:
- Quick Order: Klanten hebben de mogelijkheid om eenvoudig orders toe te voegen aan de winkelwagen door middel van een csv-bestand.
- Klantspecifieke catalogi en prijzen: Voor elke klant kunnen specifieke catalogi en prijzen worden aangemaakt. Bovendien is het eenvoudig voor klanten om bestellijsten samen te stellen.
- Beheer van bedrijfsaccounts: Klanten beheren zelf hun bedrijfsaccounts . Binnen één bedrijfsaccount kunnen meerdere persoonlijke accounts met specifieke rollen en machtigingen worden ingesteld.
Adobe Commerce B2B platform
Hendi maakte de keuze voor het Adobe Commerce met implementatiepartner XSARUS. De wensen die opgesteld waren, konden allemaal vervuld worden door Adobe Commerce (voorheen Magento Commerce). Daarnaast zit in de B2B-module van Adobe Commerce standaard veel functionaliteiten die eerder gemist werden door Hendi:
- Quick Order: Klanten hebben de mogelijkheid om eenvoudig orders toe te voegen aan de winkelwagen door middel van een csv-bestand.
- Klantspecifieke catalogi en prijzen: Voor elke klant kunnen specifieke catalogi en prijzen worden aangemaakt. Bovendien is het eenvoudig voor klanten om bestellijsten samen te stellen.
- Beheer van bedrijfsaccounts: Klanten beheren zelf hun bedrijfsaccounts . Binnen één bedrijfsaccount kunnen meerdere persoonlijke accounts met specifieke rollen en machtigingen worden ingesteld.
Naast deze standaard B2B-functionaliteiten levert XSARUS maatwerk om de B2B-klantbeleving nog verder te optimaliseren. Zo maakt Hendi gebruik van een een geoptimaliseerde check-out die voldoet aan de specifieke behoeften van B2B-klanten, zoals het eenvoudig hergebruiken van afleveradressen en het beheren van factuuradressen exclusief via het ERP-systeem.
Concept en Design
Omdat beleving ook voor Hendi steeds belangrijker wordt zijn de designers van XSARUS gestart met een kick-off sessie op locatie bij Hendi. Zo konden ze zich onderdompelen in de wereld van Hendi en de opgedane kennis vertalen in een sterk ontwerp. Bij Hendi lag de uitdaging vooral in het integreren van de nieuwe huisstijl in een werkbaar template voor de soms uitgebreide specificaties waarbij sfeer niet uitgevlakt mocht worden. Door het prioriteren van de functies is een ontwerp ontstaan dat fris oogt en toekomstbestendig is.
Tijd, kosten en verantwoordelijkheden
Na de implementatie van Adobe Commerce zijn niet alleen de medewerkers van Hendi getraind om met het platform te werken. Stapsgewijs zijn ook de B2B-klanten wegwijs gemaakt in de nieuwe bestelomgeving. Dankzij deze transitie spendeert Hendi al direct een stuk minder tijd aan orderinvoer, waardoor de verwerkingskosten per order dalen. Naast tijd- en kostenbesparing verschuift ook de verantwoordelijkheid. Nu klanten zelf hun orders plaatsen, ligt de verantwoordelijkheid om dat op een juiste manier te doen, bij de klant. Waar dat voorheen - door handmatige invoer - bij Hendi lag.
Een PIM-systeem én een commerceplatform implementeren doe je niet eventjes, het was een zeer intensief traject. Gelukkig heb ik dit samen met XSARUS mogen doorlopen. En de samenwerking gaat nog wel eventjes door, er valt tenslotte nog genoeg te optimaliseren waarbij ik de expertise van XSARUS goed kan gebruiken.
Minder arbeidsintensief
Dankzij de koppelingen met het ERP en inriver PIM kost het actueel houden van het B2B-platformrelatief weinig tijd. Klanten worden in het ERP aangemaakt met eigen prijsafspraken, waardoor geen werk besteed wordtaan verkoopcondities. Inriver PIM zorgt voor de juiste en complete productinformatie. Rest dus enkel nog het bijwerken van de contentpagina’s. Met de gebruiksvriendelijke Page Builder is ook dit minder arbeidsintensief geworden.
Samenwerking
Dankzij de prettige samenwerking in zowel het PIM- als het B2B commerce implementatietraject is een goede partnerrelatie ontstaan tussen Hendi en XSARUS. Een stevige en belangrijke basis voor verdere samenwerking en groei van Hendi.
Alexander Robijn
Manager Sales & Marketing